Come avviene l’outsourcing? Quali sono gli step principali? Quali sono le modalità di lavoro?

L’outsourcing non sempre è completo. E’ possibile valutare caso per caso cosa vale la pena esternalizzare. Ecco un’idea di come lavoriamo, prendendo come esempio un grado di esternalizzazione elevato:

Questa attività viene fatta solo nel momento in cui CPC prende in capo la contabilità del condominio. Vengono consegnati a CPC i principali documenti inerenti il condominio:

• ultimo preventivo approvato
• ultimo consuntivo approvato
• situazione debiti/crediti e fondi
• anagrafe del condominio (unità immobiliari, condòmini, tabelle millesimali e piano conti)
• elenco delle ripartizioni automatiche fisse delle spese
• Conti correnti bancari

CPC elabora i documenti, presenta e condivide con l’amministratore la situazione patrimoniale di partenza. Qualora la patrimoniale non quadrasse si inserisce un movimento contabile di quadratura.

Sulle base delle indicazioni fornite dall’Amministratore

(con invio dei MAV in banca se CPC viene abilitato dall’amministratore). In alternativa predisposizione dei bollettini (e relativo invio via mail/posta se CPC viene autorizzato dall’amministratore)

• Entro 3 giorni dall’arrivo della fattura essa è registrata, consultabile e stampabile dall’amministratore tramite l’utilizzo del gestionale web.
• L’80% delle fatture sono registrate entro il giorno successivo all’arrivo.
• La fattura viene registrata senza pagamento. Sarà l’amministratore ad occuparsi del pagamento, con la possibilità di sfruttare il gestionale web, che permette all’amministratore di creare bonifici con flusso bancario.

Se CPC è abilitata all’utilizzo dei conti correnti in lettura, CPC si occupa della registrazione degli incassi (MAV o bonifici) settimanalmente. CPC si collega all’homebanking e importa via flusso bancario nel gestionale tutti i movimenti di banca, garantendo la riconciliazione completa di entrate ed uscite.

L’esito di questo lavoro è l’aggiornamento settimanale del registro contabile e della situazione patrimoniale, con possibilità di controllo da parte dell’amministratore in qualsiasi momento, via software gestionale web.

CPC se è abilitata si occupa direttamente dell’invio degli F24 alla banca. Oppure invia l’elenco delle ritenute da pagare all’amministratore, che se ne farà carico personalmente.

A cadenza concordata con l’amministratore CPC verifica gli insolventi e invia via email le lettere di sollecito all’amministratore per un eventuale inoltro ai propri condòmini. A scelta dell’amministratore CPC si può occupare anche dell’invio delle lettere di sollecito via email/postale.

entro i termini concordati con l’amministratore e secondo le modalità preferite dall’amministratore.

• Redazione delle CU. Predisposizione delle lettere ai fornitori. Predisposizione e invio del flusso della CU all’Agenzia delle Entrate (AdE)
• Redazione del Modello 770 e invio del flusso all’AdE
• Preparazione dei riparti fiscali per i lavori straordinari che prevevedono detrazione fiscale, preparazione (e invio) delle lettere ai condòmini, predisposizione e invio del flusso all’AdE
• Predisposizione e invio dei Quadri AC

Oltre a queste attività standard Centro Servizi sarà responsabile per le seguenti attività sporadiche:

• Inserimento subentri: l’amministratore indica via email a Centro Servizi per quale Unità Immobiliare avviene il subentro, la data di rogito e il nominativo ed i dati del venditore e dell’acquirente. CPC restituisce le lettere ai condòmini con i calcoli dei subentri e sistema la base anagrafica.
• Modifiche alle tabelle millesimali/ consumi: l’amministratore indica eventuali variazioni alle tabelle ed ai consumi. Click inserirà le modifiche a sistema.
• Invii postali
• Eventuali altre attività concordate con l’amministratore